Обратная связь

За дополнительной информацией обращайтесь к руководителю пресс-службы Алисе Акуловой

+7 (495) 747-70-40 доб. 339

Система согласования первичных документов для телекоммуникационного оператора

30.07.2012

Компания «ФОРС» объявляет о завершении проекта по созданию системы согласования первичных документов в одной крупной телекоммуникационной компании. Специально разработанная по её заказу система автоматизирует процессы согласования документов в электронном виде на уровне сотрудников генеральной дирекции, региональных филиалов и центров услуг связи, обеспечивая их передачу на последующее безопасное хранение.

Проект стартовал в марте 2011 года. Около полугода заняла разработка программного обеспечения. С декабря прошлого года система находится в опытно-промышленной эксплуатации. Сейчас она внедрена во всех региональных подразделениях и центральном офисе компании, число пользователей системы превышает 3 тысячи человек при количестве обращений к системе более ста тысяч в день.

Система обеспечивает согласование первичных документов, к которым относятся: договора, дополнительные соглашения, заказы, счета на оплату, счета-фактуры, накладные, акты о выполнении работ, первичные документы к авансовым отчетам и некоторые другие документы. После полного завершения процесса согласования карточки документов и электронные копии файлов направляются в хранилище и систему 1С, для взаимодействия с которыми были разработаны специальные интеграционные интерфейсы в части выгрузки справочников, документов и их файлов. Отметим, что хранилище документов также было разработано ФОРС на основе собственного решения ЭЛАД (Электронный Архив Документов) в 2011 году.

Четыре основных компонента составляют архитектуру решения: управление потоками, реестр документов, справочная информация и связывающий их все воедино интеграционный компонент.

Особенность проекта заключается не только в широком территориальном охвате — по сути, вся страна, но и в том, что реализованные бизнес-процессы не являются стандартными. Будучи базовыми и обеспечивая непрерывность бизнеса заказчика, они, тем не менее, специфичны только для него. В системе заложена определенная последовательность процедуры работы с документами — от их создания до подписания. Также реализована функция автоматической маршрутизации документов согласующим лицом, которая может гибко меняться в зависимости от вида и характеристик конкретного документа.

Результатом проекта стала автоматизация внутреннего документооборота, регламентирующего обработку и хранение первичных документов заказчика. Преимущества, полученные в результате внедрения, очевидны — срок согласования документов сократился в несколько раз, сама работа с документами существенно облегчилась и стала гораздо более эффективной за счет снижения риска утери документов, возможности точного определения их местонахождения, быстрого поиска и «прозрачности» процедуры согласования на всех её этапах. Тем самым обеспечивается лучший контроль исполнительской дисциплины и оперативность принятия управленческих решений.

Система продолжает развиваться — создаются новые маршруты согласования, расширяются функциональные возможности отдельных её компонентов, число структурных подразделений, которые пользуются системой, также растет.


Возврат к списку